ANEXO 2

Mapa de procesos actuales

1. Objetivo del anexo

El objetivo de este anexo es documentar cómo funciona realmente la empresa en la práctica, antes de automatizar, integrar datos o activar módulos de FARO Connect.

No se trata de dibujar un organigrama lindo. Se trata de entender:

Cómo entra una operación.
Quién la toma.
Qué pasos sigue.
Qué datos genera.
Qué sistema usa.
Quién aprueba.
Dónde se traba.
Qué errores se repiten.
Qué decisiones requiere.
Qué KPI afecta.
Qué tensión puede generar.

Este anexo responde una pregunta central:

¿Cómo circula el trabajo real dentro de la empresa?

Porque si FARO Connect no entiende los procesos reales, puede terminar midiendo bien una operación mal diseñada. Y eso, en dirección, es como ponerle GPS a un auto sin ruedas.

2. Tesis del mapa de procesos

La tesis es:

FARO no debe automatizar procesos sin entenderlos. Primero debe mapearlos, detectar fricciones, identificar responsables, reconocer datos generados y conectar cada proceso con KPIs, tensiones y acciones.

El mapa de procesos permite pasar de una empresa manejada por costumbre a una empresa manejada por sistema.

3. Qué es un proceso para FARO

Para FARO, un proceso no es solamente una secuencia de tareas.

Un proceso es una unidad de gestión que conecta:

Actividad
+ Responsable
+ Dato generado
+ Decisión requerida
+ Sistema usado
+ KPI afectado
+ Riesgo
+ Tensión posible
+ Acción correctiva

Ejemplo simple:

Venta con descuento
→ vendedor cotiza
→ cliente negocia
→ vendedor aplica descuento
→ alguien aprueba o no aprueba
→ se genera venta
→ afecta margen
→ afecta comisión
→ afecta caja futura
→ afecta stock
→ puede activar tensión comercial-financiera

4. Diferencia entre proceso teórico y proceso real

En muchas empresas existe una diferencia enorme entre lo que “debería pasar” y lo que realmente pasa.

Ejemplo:

Proceso teórico:
Todo descuento mayor al 8% requiere aprobación.

Proceso real:
El vendedor aplica descuento, después avisa, y Finanzas se entera cuando cae el margen.

Proceso FARO objetivo:
Descuento > 8% activa regla, requiere aprobación, registra responsable, mide impacto en margen y comisión.

5. Alcance del mapa de procesos

El mapa debe cubrir, como mínimo, los procesos críticos de la empresa.

6. Niveles del proceso

FARO debería mapear los procesos en cinco niveles.

Ejemplo:

Comercial
→ Venta
→ Descuento
→ Solicitud de aprobación
→ Registro de autorización

7. Información que debe relevarse por cada proceso

Cada proceso debería tener una ficha estándar.

8. Metodología de relevamiento

8.1 Entrevistas por área

FARO debe entrevistar a responsables reales, no solo a directivos.

Dirección
Gerente Comercial
Encargado de ventas
Administración
Finanzas
Stock / Depósito
Compras
RRHH
Operaciones
Sistemas

La pregunta clave no es:

“¿Cómo debería ser el proceso?”

La pregunta clave es:

“Mostrame cómo lo hacen realmente cuando hay presión, urgencia o excepción.”

Ahí aparece la verdad.

8.2 Observación de casos reales

Tomar operaciones concretas y seguirlas de punta a punta.

Ejemplo:

Una venta real.
Una compra real.
Una cobranza real.
Una comisión real.
Un reclamo real.
Una diferencia de stock real.
Una aprobación de descuento real.

8.3 Revisión documental

Revisar:

Reportes.
Excel.
Facturas.
Órdenes de compra.
Remitos.
Presupuestos.
Recibos.
Legajos.
Planillas de comisiones.
Chats de WhatsApp.
Correos.
Exportaciones de ERP.

8.4 Validación cruzada

Lo que dice un área debe cruzarse con otra.

Ejemplo:

Comercial dice:
“El descuento está aprobado.”

Finanzas dice:
“Nunca vimos la aprobación.”

Stock dice:
“Se vendió un producto que no estaba disponible.”

FARO detecta:
Proceso comercial-financiero-operativo desalineado.

9. Procesos prioritarios a mapear

9.1 Comercial

9.2 Finanzas

9.3 Stock / Depósito

9.4 Compras

9.5 RRHH

9.6 Dirección

10. Ficha estándar de proceso FARO

Cada proceso debería documentarse así:

{
  "proceso": "Aprobación de descuento comercial",
  "macroproceso": "Comercial",
  "area_duena": "Comercial",
  "responsable": "Gerente Comercial",
  "inicio": "Vendedor solicita descuento mayor al umbral permitido",
  "fin": "Descuento aprobado, rechazado o modificado",
  "sistemas": ["ERP", "WhatsApp", "Excel"],
  "datos_generados": [
    "cliente",
    "producto",
    "precio_lista",
    "descuento_solicitado",
    "margen_estimado",
    "usuario_aprobador",
    "fecha_aprobacion"
  ],
  "decisiones": [
    "aprobar_descuento",
    "rechazar_descuento",
    "modificar_condicion"
  ],
  "kpis_afectados": [
    "margen_bruto",
    "descuento_promedio",
    "venta_neta",
    "comision_vendedor"
  ],
  "tensiones_posibles": [
    "crecimiento_no_rentable",
    "comision_desalineada",
    "margen_deteriorado"
  ],
  "acciones_faro_posibles": [
    "auditar_descuentos_altos",
    "bloquear_descuentos_sin_aprobacion",
    "revisar_politica_comercial"
  ]
}

11. Fórmulas útiles para evaluar procesos

11.1 Tiempo de ciclo

Mide cuánto tarda un proceso de punta a punta.

Tiempo de ciclo = fecha_fin - fecha_inicio

Ejemplo:

def tiempo_ciclo(fecha_inicio, fecha_fin):
    return fecha_fin - fecha_inicio

11.2 Tasa de error

Mide cuántas operaciones salen mal.

Tasa de error = operaciones_con_error / operaciones_totales

def tasa_error(operaciones_con_error, operaciones_totales):
    if operaciones_totales == 0:
        return 0
    return operaciones_con_error / operaciones_totales

11.3 Tasa de retrabajo

Mide cuánto se rehace.

Tasa de retrabajo = operaciones_reprocesadas / operaciones_totales

11.4 Cumplimiento de SLA

Mide si el proceso cumple el plazo esperado.

Cumplimiento SLA = procesos_en_plazo / procesos_totales

def cumplimiento_sla(procesos_en_plazo, procesos_totales):
    if procesos_totales == 0:
        return 0
    return procesos_en_plazo / procesos_totales

11.5 Proceso sin responsable

Mide la cantidad de procesos sin dueño claro.

Procesos sin responsable = procesos_sin_dueño / procesos_totales

Esta métrica es brutalmente útil. Si un proceso no tiene dueño, no es proceso: es una esperanza.

12. Detección de cuellos de botella

Un cuello de botella aparece cuando una etapa demora más de lo esperado o acumula tareas.

Ejemplo de detección:

def detectar_cuello_botella(tareas_pendientes, tiempo_promedio, tiempo_objetivo):
    if tareas_pendientes > 20 and tiempo_promedio > tiempo_objetivo:
        return "cuello_de_botella_detectado"
    return "normal"

13. Relación entre procesos, datos y KPIs

Cada proceso debe conectarse con datos y KPIs.

14. Relación entre procesos y tensiones FARO

15. Semáforo de madurez de procesos

Cada proceso se puede clasificar así:

16. Fórmula de madurez de proceso

Madurez del proceso =
(documentación × 20%)
+ (responsable definido × 20%)
+ (datos generados × 20%)
+ (KPIs asociados × 20%)
+ (seguimiento activo × 20%)

Ejemplo en código:

def madurez_proceso(documentacion, responsable, datos, kpis, seguimiento):
    score = (
        documentacion * 0.20 +
        responsable * 0.20 +
        datos * 0.20 +
        kpis * 0.20 +
        seguimiento * 0.20
    )
    return round(score, 2)

17. Priorización de procesos a ordenar primero

No todos los procesos deben mapearse con la misma profundidad desde el día uno.

FARO debería priorizar por:

Impacto económico.
Riesgo operativo.
Frecuencia.
Dolor actual.
Datos disponibles.
Áreas afectadas.
Relación con tensiones críticas.

Fórmula sugerida:

Prioridad de proceso =
Impacto × 30%
+ Riesgo × 25%
+ Frecuencia × 15%
+ Dolor actual × 15%
+ Disponibilidad de datos × 15%

Ejemplo:

def prioridad_proceso(impacto, riesgo, frecuencia, dolor, datos):
    return round(
        impacto * 0.30 +
        riesgo * 0.25 +
        frecuencia * 0.15 +
        dolor * 0.15 +
        datos * 0.15,
        2
    )

18. Ejemplo completo: proceso de venta con descuento

Proceso real detectado

Cliente pide presupuesto.
Vendedor cotiza.
Cliente pide descuento.
Vendedor aplica descuento para cerrar.
No siempre se valida margen.
La venta se registra.
La comisión se calcula sobre venta.
Finanzas cobra después.
Dirección ve margen bajo al final del mes.

Problema

El proceso permite cerrar ventas sin validar rentabilidad, cobranza ni stock.

KPIs afectados

Ventas netas.
Margen bruto.
Descuento promedio.
Comisión sobre margen.
Días de cobranza.
Rotación de stock.

Tensiones posibles

Crecimiento no rentable.
Margen deteriorado.
Comisión desalineada.
Caja débil con ventas altas.
Stock crítico comercial.

Regla FARO sugerida

def regla_descuento_alto(descuento, margen_estimado):
    if descuento > 0.08 and margen_estimado < 0.24:
        return {
            "requiere_aprobacion": True,
            "responsable": "Gerente Comercial",
            "riesgo": "margen_deteriorado"
        }
    return {
        "requiere_aprobacion": False
    }

Acción FARO sugerida

Auditar operaciones con descuento mayor al 8% y margen inferior al 24% durante los últimos 30 días.

Acción externa necesaria

Redefinir política de descuentos y aprobación comercial.

19. Ejemplo completo: proceso de compras y reposición

Proceso real detectado

Stock avisa faltante.
Compras pide precio.
Proveedor demora respuesta.
Se compra de urgencia.
El precio sube.
El margen futuro baja.
Comercial reclama falta de producto.

Problema

La reposición es reactiva y no está conectada con rotación, ventas proyectadas ni margen.

KPIs afectados

Rotación de stock.
Quiebre de stock.
Costo de reposición.
Margen bruto.
Ventas perdidas.
Cumplimiento proveedor.

Tensión posible

Stock crítico por reposición tardía.

Regla FARO sugerida

def regla_reposicion(stock_actual, stock_minimo, ventas_promedio_diarias, plazo_proveedor):
    dias_cobertura = stock_actual / ventas_promedio_diarias if ventas_promedio_diarias else 0

    if stock_actual < stock_minimo or dias_cobertura < plazo_proveedor:
        return {
            "alerta": "reposicion_urgente",
            "responsable": "Compras",
            "area_apoyo": "Stock"
        }

    return {
        "alerta": None
    }

20. Output final del Anexo 2

Al finalizar este anexo, FARO debe producir:

1. Mapa de macroprocesos.
2. Procesos críticos identificados.
3. Fichas de procesos prioritarios.
4. Responsables por proceso.
5. Sistemas utilizados por proceso.
6. Datos generados por proceso.
7. Decisiones involucradas.
8. KPIs afectados.
9. Tensiones posibles.
10. Cuellos de botella.
11. Riesgos operativos.
12. Procesos que requieren rediseño.
13. Procesos que pueden automatizarse.
14. Procesos que deben mantenerse manuales inicialmente.
15. Reglas FARO sugeridas.
16. Acciones FARO sugeridas.
17. Acciones externas de mejora.

21. Conexión con otros anexos

El mapa de procesos permite que FARO Connect no automatice el desorden. Primero identifica cómo trabaja realmente la empresa, qué datos genera cada proceso, qué decisiones aparecen, quién responde, qué KPIs se afectan y qué tensiones pueden surgir. Recién después se puede conectar, medir, alertar, recomendar y ejecutar.